DATEV Unternehmen Online: Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

## Was ist DATEV Unternehmen Online? DATEV Unternehmen Online (DUO) ist eine Cloud-Plattform der DATEV eG (Genossenschaft der Steuerberater). Sie ist die Brücke zwischen Ihnen und Ihrer Steuerkanzlei. Über 2,5 Millionen Unternehmen nutzen DATEV. ### Was können Sie damit? - Belege digital an Ihren Steuerberater senden - Bankumsätze prüfen und freigeben - Rechnungen schreiben (über DATEV SmartTransfer) - Auswertungen einsehen (BWA, Summen- und Saldenliste) - Lohnabrechnungen Ihrer Mitarbeiter einsehen - Zahlungen vorbereiten und freigeben - Kassenbuch digital führen ### Wichtig zu verstehen DATEV ist KEIN Ersatz für Lexoffice oder SevDesk. Es ist die Plattform Ihres Steuerberaters. Sie liefern die Daten, der Steuerberater verarbeitet sie in seinem System (DATEV Kanzlei-Rechnungswesen). ### Kosten - Für Sie als Mandant: KEINE separaten Kosten - Die DATEV-Lizenz läuft über Ihren Steuerberater - Ihr Steuerberater stellt Ihnen den Zugang bereit - Indirekt zahlen Sie über die Steuerberater-Gebühren --- ## Zugang einrichten ### Schritt 1: Steuerberater beauftragt DATEV 1. Ihr Steuerberater richtet Sie als Mandant in DATEV ein 2. Sie erhalten eine E-Mail mit Registrierungslink 3. DATEV SmartLogin App herunterladen (iOS/Android) 4. QR-Code scannen für die Zwei-Faktor-Authentifizierung 5. Passwort festlegen ### Schritt 2: Erster Login 1. Gehen Sie auf datev.de/duo 2. Login mit DATEV SmartLogin (App bestätigen) 3. Sie sehen das Dashboard mit Ihren Bereichen 4. Ihr Steuerberater hat bereits die relevanten Module freigeschaltet --- ## Belege hochladen (Belegbild-Service) ### Per DATEV Upload App 1. App öffnen (iOS/Android) 2. Beleg fotografieren oder aus Galerie wählen 3. Belegtyp wählen: Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Sonstiges 4. Upload starten 5. Beleg landet direkt im System Ihres Steuerberaters ### Per E-Mail - Sie erhalten eine individülle Upload-E-Mail-Adresse - Digitale Rechnungen einfach an diese Adresse weiterleiten - Werden automatisch als Belege erfasst ### Per Browser-Upload 1. In DATEV Unternehmen Online einloggen 2. "Belege" anklicken 3. Dateien per Drag-and-Drop hochladen 4. Belegtyp und Datum zuordnen ### Per Scanner - DATEV-zertifizierte Scanner (z.B. Fujitsu ScanSnap) - Scanprofil "DATEV" einrichten - Belege automatisch in DUO hochladen --- ## Bank-Bereich ### Bankumsätze prüfen 1. Öffnen Sie "Bank" in der Navigation 2. Sie sehen alle importierten Kontoumsätze 3. Jeder Umsatz zeigt: Datum, Betrag, Empfänger, Verwendungszweck 4. Status: "offen" (noch nicht verbucht) oder "verbucht" (vom Steuerberater bearbeitet) ### Zahlungen vorbereiten 1. Gehen Sie zu "Zahlungen" 2. Legen Sie eine neue Zahlung an (Empfänger, IBAN, Betrag, Zweck) 3. Oder: Offene Eingangsrechnungen werden automatisch als Zahlungsvorschläge angezeigt 4. Markieren Sie die zu zahlenden Rechnungen 5. Geben Sie die Sammelzahlung frei 6. Die Zahlung geht an Ihre Bank (HBCI/FinTS-Schnittstelle) --- ## Auswertungen lesen ### BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) - Ihr Steuerberater erstellt die BWA monatlich - Sie sehen: Umsatz, Wareneinsatz, Personalkosten, Gewinn - Vergleich zum Vormonat und Vorjahr - Die BWA brauchen Sie für Bankgespräche und Förderanträge ### Summen- und Saldenliste - Zeigt alle Konten mit ihren Salden - Hilfreich für schnelle Prüfung: Stimmt die Kasse? Wie hoch sind offene Forderungen? ### Offene-Posten-Liste - Zeigt alle noch nicht bezahlten Rechnungen (an Sie und von Ihnen) - Wichtig für Liquiditätsplanung --- ## DATEV SmartTransfer (Rechnungen) ### Eingangsrechnungen empfangen - Lieferanten senden Rechnungen über SmartTransfer - Rechnungen kommen strukturiert an (ZUGFeRD/XRechnung) - Automatische Erkennung aller Rechnungsdaten - Kein manülles Abtippen mehr ### Ausgangsrechnungen versenden - Sie können Rechnungen direkt aus DUO versenden - Der Rechnungsempfänger erhält ein professionelles PDF - Gleichzeitig wird die Rechnung automatisch verbucht --- ## Tipps für effiziente Zusammenarbeit 1. **Belege sofort hochladen**: Je schneller der Steuerberater alles hat, desto früherer ist die BWA fertig 2. **Regeln einhalten**: Jeden Beleg einzeln fotografieren, nicht mehrere auf einem Foto 3. **Beschriftung nutzen**: Notizen an Belege anfügen wenn unklar (z.B. "Bewirtungsbeleg: Meeting mit Kunde X") 4. **Fristen beachten**: USt-Voranmeldung muss bis zum 10. des Folgemonats raus - Belege rechtzeitig liefern 5. **BWA monatlich prüfen**: Nicht erst am Jahresende die Zahlen anschaün