FastBill: Rechnungen schreiben und Mahnwesen automatisieren

## Was ist FastBill? FastBill ist eine deutsche Cloud-Software für Rechnungsstellung, Belegverwaltung und vorbereitende Buchhaltung. Seit 2007 am Markt, besonders beliebt bei Agenturen, Beratern und IT-Dienstleistern. ### Kernfunktionen - Professionelle Rechnungen (individuelles Design) - Automatisches Mahnwesen (3-Stufen) - Kundenverwaltung mit Kontakthistorie - Belegerfassung und -verwaltung - Zeiterfassung (stundenbasierte Abrechnung) - Wiederkehrende Rechnungen (Abos) - Bankanbindung und Zahlungsabgleich - DATEV-Export - API und über 50 Integrationen ### Tarife (2024) | Tarif | Preis/Monat | Für wen | |-------|-------------|----------| | Starter | 9 EUR | Freelancer (5 Kunden) | | Standard | 26,90 EUR | Selbstständige (unbegrenzt viele Kunden) | | Premium | 46,90 EUR | Agenturen (Multi-User, Zeiterfassung) | --- ## Einrichtung ### Konto erstellen 1. fastbill.com aufrufen 2. 14 Tage kostenlos testen (alle Funktionen) 3. Firmendaten eingeben: Name, Adresse, Rechtsform 4. Steuerdaten: Steuernummer, USt-ID, Kleinunternehmer ja/nein 5. Bankverbindung hinterlegen (für Zahlungsabgleich) ### Rechnungsdesign anpassen 1. Gehen Sie zu "Einstellungen", dann "Dokumente" 2. Logo hochladen 3. Farben anpassen (an Ihr Corporate Design) 4. Fußzeile: Bankverbindung, Steuernummer, Geschäftsführer 5. Zahlungskonditionen einstellen (Standard-Zahlungsziel: 14 Tage) 6. Kleinunternehmer-Hinweis aktivieren (falls zutreffend) ### Nummernkreise - Rechnungen: z.B. RE-{JJJJ}-{NR} (RE-2024-001) - Angebote: z.B. AG-{JJJJ}-{NR} - Gutschriften: z.B. GS-{JJJJ}-{NR} --- ## Rechnungen erstellen ### Einzelrechnung 1. "Neue Rechnung" klicken 2. Kunden auswählen (oder neu anlegen) 3. Positionen hinzufügen: - Beschreibung (ausführlich, damit der Kunde versteht, wofür) - Menge und Einheit (Stunden, Stück, pauschal) - Einzelpreis (netto) - USt-Satz (19%, 7%, 0%) 4. Zahlungsziel prüfen 5. Optionale Anmerkung (z.B. "Vielen Dank für die Zusammenarbeit!") 6. Vorschau prüfen 7. "Abschließen und versenden" ### Versandoptionen - **Per E-Mail**: Direkt aus FastBill (professionelles Layout, PDF-Anhang) - **Per Post**: FastBill druckt und versendet für Sie (Aufpreis) - **PDF-Download**: Manuell versenden ### Wiederkehrende Rechnungen (Abos) 1. Rechnung erstellen 2. "Als Abo speichern" wählen 3. Intervall festlegen: Monatlich, quartalsweise, jährlich 4. Start- und ggf. Enddatum 5. FastBill erstellt und versendet automatisch --- ## Automatisches Mahnwesen ### 3-Stufen-Mahnwesen einrichten 1. Gehen Sie zu "Einstellungen", dann "Mahnwesen" 2. Stufe 1: Zahlungserinnerung (z.B. 3 Tage nach Fälligkeit) 3. Stufe 2: 1. Mahnung (z.B. 14 Tage nach Fälligkeit) 4. Stufe 3: 2. Mahnung / Letzte Mahnung (z.B. 28 Tage nach Fälligkeit) ### Texte anpassen - **Zahlungserinnerung**: Freundlich ("sicher nur übersehen...") - **1. Mahnung**: Bestimmt ("bitten wir um umgehende Zahlung") - **2. Mahnung**: Ernst ("behalten wir uns rechtliche Schritte vor") ### Automatischer Versand - Aktivieren Sie "Automatisch senden" für jede Stufe - FastBill versendet die Mahnungen ohne Ihr Zutun - Sie können einzelne Kunden vom Mahnlauf ausschließen (z.B. bei bekannten Zahlungsproblemen) ### Mahngebühren und Verzugszinsen - Ab der 1. Mahnung dürfen Sie 40 EUR Mahnpauschale berechnen (B2B) - Verzugszinsen: 5% über Basiszinssatz (B2C) oder 9% (B2B) - FastBill berechnet diese automatisch und weist sie auf der Mahnung aus --- ## Belegverwaltung ### Belege erfassen - Per App: Foto machen, KI erkennt Daten - Per E-Mail: An Ihre FastBill-Adresse weiterleiten - Per Upload: Drag-and-Drop im Browser - Per Bankabgleich: Transaktionen mit Belegen verknüpfen ### Kategorisierung - Automatische Kategorievorschläge - Eigene Kategorien anlegen (z.B. "Reisekosten", "Software", "Marketing") - Tags für zusätzliche Sortierung --- ## Zeiterfassung und Abrechnung ### Zeiten erfassen (Premium-Tarif) 1. "Zeiterfassung" im Menü 2. Kunde und Projekt auswählen 3. Timer starten oder manuell eintragen 4. Beschreibung der Tätigkeit ### Zeiten abrechnen 1. Gehen Sie zum Kunden 2. Klicken Sie auf "Nicht abgerechnete Zeiten" 3. Wählen Sie die abzurechnenden Einträge 4. "Rechnung erstellen" - Zeiten werden automatisch als Positionen übernommen 5. Stundensatz wird aus dem Kundenprofil gezogen ### Ideal für: - Webdesigner (Stunden pro Projekt) - Berater (Stundensatz-Abrechnung) - Agenturen (mehrere Projekte parallel) --- ## Integrationen ### Beliebte Anbindungen - **Lexoffice/SevDesk**: Automatischer Belegtransfer - **DATEV**: Export für den Steuerberater - **Slack**: Benachrichtigungen bei Zahlungseingang - **Trello/Asana**: Projekte mit Zeiterfassung verbinden - **WooCommerce/Shopify**: Automatische Rechnungserstellung bei Bestellungen - **Zapier**: Verbindung mit über 1.000 weiteren Tools - **Stripe/PayPal**: Zahlungseingänge automatisch zuordnen --- ## FastBill vs. Lexoffice vs. SevDesk | Kriterium | FastBill | Lexoffice | SevDesk | |-----------|----------|-----------|---------| | Stärke | Rechnungen + Mahnwesen | Allround-Buc