Lexoffice: Komplette Anleitung für Buchhaltung und Rechnungen

## Was ist Lexoffice? Lexoffice ist eine Cloud-Buchhaltungslösung speziell für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen (bis ca. 50 Mitarbeiter). Alles läuft im Browser oder per App, keine Installation nötig. ### Was kann Lexoffice? - Rechnungen schreiben (mit allen Pflichtangaben) - Angebote erstellen und in Rechnungen umwandeln - Belege per Foto erfassen (KI-Texterkennung) - Automatischer Bankabgleich - EÜR automatisch erstellen - USt-Voranmeldung per Klick an ELSTER senden - Lohnabrechnung (im teuersten Tarif) - DATEV-Export für den Steuerberater - Kundenportal (Kunden sehen offene Rechnungen) ### Tarife und Preise (2024) | Tarif | Preis/Monat | Funktionen | |-------|-------------|------------| | S (Rechnung & Finanzen) | 7,90 EUR | Rechnungen, Angebote, Banking | | M (Buchhaltung & Finanzen) | 13,90 EUR | + Belege, EÜR, USt-Voranmeldung | | L (Buchhaltung & Berichte) | 19,90 EUR | + BWA, GuV, Bilanz | | XL (alles inkl. Lohn) | 29,90 EUR | + Lohnabrechnung bis 50 MA | **Empfehlung für Gründer:** Tarif M reicht für 90% aller Selbstständigen. Tarif L nur wenn der Steuerberater BWA-Auswertungen braucht. --- ## Einrichtung Schritt für Schritt ### 1. Konto erstellen 1. Gehen Sie auf lexoffice.de 2. Klicken Sie auf "Kostenlos testen" (30 Tage gratis) 3. Geben Sie E-Mail und Passwort ein 4. Bestätigen Sie Ihre E-Mail ### 2. Firmendaten einrichten 1. Firmenname und Rechtsform 2. Adresse 3. Steuernummer und/oder USt-ID 4. Finanzamt auswählen 5. Kleinunternehmer: Ja/Nein (bestimmt ob USt berechnet wird) 6. Logo hochladen (erscheint auf Rechnungen) ### 3. Bankkonto verbinden 1. Gehen Sie zu "Banking" in der linken Leiste 2. Klicken Sie "Bankkonto hinzufügen" 3. Wählen Sie Ihre Bank (über 4.000 unterstützt) 4. Loggen Sie sich mit Ihren Banking-Daten ein 5. Transaktionen werden ab jetzt täglich importiert ### 4. Nummernkreise festlegen - Rechnungsnummer: z.B. RE-2024-001 (fortlaufend) - Angebotsnummer: z.B. AG-2024-001 - Kundennummer: z.B. K-001 --- ## Rechnungen schreiben ### Pflichtangaben (automatisch von Lexoffice) Lexoffice stellt sicher, dass alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten sind: - Ihr vollständiger Name und Adresse - Kundenname und -adresse - Steuernummer oder USt-ID - Rechnungsdatum und fortlaufende Nummer - Art und Umfang der Leistung - Leistungszeitraum - Nettobetrag, USt-Satz, Bruttobetrag ### Rechnung erstellen 1. Klicken Sie "Neue Rechnung" (grüner Button oben rechts) 2. Wählen Sie den Kunden (oder legen Sie einen neuen an) 3. Fügen Sie Positionen hinzu (Beschreibung, Menge, Preis) 4. Wählen Sie den USt-Satz (19%, 7%, 0%) 5. Setzen Sie das Zahlungsziel (z.B. 14 Tage) 6. Vorschau prüfen 7. "Abschließen und senden" (per E-Mail direkt aus Lexoffice) ### Mahnwesen - Lexoffice erinnert Sie automatisch an überfällige Rechnungen - Mit einem Klick erstellen Sie eine Zahlungserinnerung - Drei Mahnstufen (freundlich, bestimmt, letzte Mahnung) --- ## Belege erfassen ### Per App (empfohlen für unterwegs) 1. Öffnen Sie die Lexoffice App 2. Tippen Sie auf das Kamera-Symbol 3. Fotografieren Sie den Beleg 4. KI erkennt automatisch: Betrag, Datum, Lieferant 5. Prüfen Sie die Erkennung und bestätigen Sie 6. Beleg wird automatisch der richtigen Kategorie zugeordnet ### Per Drag-and-Drop (am Desktop) 1. Gehen Sie zu "Belege" 2. Ziehen Sie ein PDF oder Foto in das Upload-Feld 3. Lexoffice liest den Beleg aus 4. Kontrollieren und speichern ### Bankabgleich - Lexoffice zeigt neue Bankbewegungen - Sie ordnen jede Buchung einem Beleg zu (oder erstellen einen) - "Regel erstellen": Wiederkehrende Buchungen werden künftig automatisch zugeordnet --- ## EÜR und Steuererklärung ### EÜR erstellen 1. Gehen Sie zu "Berichte" dann "EÜR" 2. Wählen Sie das Jahr 3. Lexoffice erstellt die EÜR automatisch aus allen erfassten Belegen und Rechnungen 4. Exportieren Sie als PDF oder CSV 5. Die Daten können in WISO Steuer oder direkt in ELSTER übertragen werden ### USt-Voranmeldung 1. Gehen Sie zu "Berichte" dann "USt-Voranmeldung" 2. Wählen Sie den Zeitraum (monatlich oder quartalsweise) 3. Prüfen Sie die Beträge 4. Klicken Sie "An ELSTER senden" 5. Sie brauchen dafür ein ELSTER-Zertifikat (einmalig einrichten) --- ## Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ### DATEV-Export 1. Gehen Sie zu "Einstellungen" dann "Steuerberater" 2. Laden Sie Ihren Steuerberater ein (per E-Mail) 3. Er erhält einen eigenen Zugang 4. Alternativ: DATEV-Export als Datei herunterladen und per E-Mail senden ### Steuerberater-Zugang - Ihr Steuerberater sieht alle Belege und Buchungen - Er kann Korrekturen vornehmen - Sie sparen Steuerberater-Kosten, weil die Vorarbeit erledigt ist --- ## Lexoffice vs. Alternativen | Kriterium | Lexoffice | SevDesk | FastBill | |-----------|-----------|---------|----------| | Preis (Buchhaltung) | 13,90 EUR | 17,90 EUR | 26,90 EUR | | Belegscan-KI | Sehr gut | Gut | Gut | | Banking | Integriert | Integriert | Extern | | Lohnabrechnung | Ja (XL) | Nein | Nein | | DATEV-Export | Ja | Ja | Ja | | Benutzerfreundlichkeit | Sehr