SevDesk: Komplette Anleitung für digitale Buchhaltung

## Was ist SevDesk? SevDesk ist eine deutsche Cloud-Buchhaltungslösung mit Schwerpunkt auf digitalem Belegmanagement. Das Programm ist GoBD-konform (Grundsätze ordnungsmäßiger digitaler Buchführung) und ersetzt Ihren Pendelordner komplett. ### Kernfunktionen - Digitale Belegerfassung mit KI-Texterkennung - GoBD-konforme Archivierung (revisionssicher) - Rechnungen und Angebote erstellen - Automatischer Bankabgleich - EÜR und USt-Voranmeldung - DATEV-Export - Schnittstellen zu Shops (Shopify, WooCommerce, Amazon) - API für eigene Integrationen ### Tarife (2024) | Tarif | Preis/Monat | Kernfunktion | |-------|-------------|--------------| | Rechnung | 8,90 EUR | Rechnungen, Angebote, Kundenverwaltung | | Buchhaltung | 17,90 EUR | + Belege, Banking, EÜR, USt-VA | | Warenwirtschaft | 42,90 EUR | + Lagerverwaltung, Lieferscheine | --- ## Einrichtung ### 1. Registrierung und Testphase 1. sevdesk.de aufrufen und kostenlos registrieren 2. 14 Tage Testphase (alle Funktionen freigeschaltet) 3. Firmendaten eingeben: Name, Adresse, Rechtsform 4. Steuerdaten: Steuernummer, USt-ID, Kleinunternehmer ja/nein 5. Logo hochladen für Rechnungslayout ### 2. Bankanbindung 1. Gehen Sie zu "Banking" im Hauptmenü 2. Wählen Sie Ihre Bank über die Suchfunktion 3. Authentifizierung per Online-Banking-Daten 4. Historische Transaktionen werden importiert (meist 90 Tage zurück) 5. Ab jetzt täglicher automatischer Abgleich ### 3. Belegeinstellungen 1. E-Mail-Adresse für Belegimport aktivieren (z.B. belege@IhreID.sevdesk.de) 2. Leiten Sie digitale Rechnungen an diese Adresse weiter 3. Sie werden automatisch erfasst und archiviert --- ## Belege digital verwalten ### Belege erfassen (4 Wege) **Per App:** - SevDesk App öffnen, Kamera-Symbol tippen, Beleg fotografieren - KI erkennt: Lieferant, Betrag, Datum, USt-Satz - Prüfen, Kategorie zuweisen, speichern **Per E-Mail:** - Digitale Rechnungen an Ihre SevDesk-E-Mail weiterleiten - Werden automatisch als Belege erfasst **Per Upload:** - Im Browser: Belege-Bereich öffnen, Dateien hochladen (PDF, JPG, PNG) - Drag-and-Drop möglich **Per Scan:** - Dokumentenscanner einrichten (z.B. ScanSnap) - Scan-Ordner mit SevDesk verbinden - Neue Scans werden automatisch importiert ### GoBD-konforme Archivierung SevDesk archiviert alle Belege revisionssicher: - Belege können nach dem Speichern nicht mehr verändert werden - Jede Änderung wird protokolliert (Audit Trail) - Sie dürfen die Papierbelege nach dem Scannen vernichten - 10 Jahre Aufbewahrung ist gewährleistet - Bei Betriebsprüfung: Finanzbeamter kann direkt im System suchen --- ## Rechnungen und Angebote ### Rechnung erstellen 1. "Neue Rechnung" klicken 2. Kontakt auswählen oder neu anlegen 3. Positionen hinzufügen (Einzelpreis x Menge) 4. Zahlungsziel festlegen (Standard: 14 Tage) 5. Optionale Felder: Projektnummer, Bestellnummer, Rabatt 6. Vorschau prüfen und abschließen 7. Versand: Per E-Mail, Post (über Dienstleister) oder Download ### Wiederkehrende Rechnungen - Ideal für Retainer, Wartungsverträge, Abos - Einmal einrichten, SevDesk erstellt und versendet automatisch - Intervall: wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich ### Mahnwesen - SevDesk markiert überfällige Rechnungen automatisch - Mahnung mit einem Klick erstellen (Text anpassbar) - 3 Mahnstufen konfigurierbar - Mahngebühren und Verzugszinsen werden berechnet --- ## Bankabgleich im Detail ### So funktioniert der Abgleich 1. SevDesk holt neue Transaktionen von Ihrer Bank 2. Jede Transaktion zeigt: Betrag, Datum, Verwendungszweck 3. Sie ordnen jede Transaktion zu: - Einer offenen Rechnung (Einnahme) - Einem erfassten Beleg (Ausgabe) - Oder erstellen einen neuen Beleg ### Automatische Regeln - "Wenn Verwendungszweck enthält MIETE und Betrag ist 1.200 EUR, dann buche als Mietausgabe" - Einmal erstellt, greift die Regel künftig automatisch - Spart enorm Zeit bei wiederkehrenden Buchungen --- ## Steuer-Funktionen ### EÜR erstellen - Gehen Sie zu "Auswertungen" dann "EÜR" - Zeitraum wählen (Quartal oder Jahr) - SevDesk berechnet automatisch: Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn - Export als PDF oder CSV ### USt-Voranmeldung - "Auswertungen" dann "USt-Voranmeldung" - SevDesk berechnet die Zahllast: kassierte USt minus Vorsteuer - Direkte Übermittlung an ELSTER (Zertifikat benötigt) - Oder Export für manülle Eingabe in Mein ELSTER ### DATEV-Schnittstelle - Buchungsdaten und Belege an DATEV exportieren - Ihr Steuerberater importiert direkt in seine Kanzlei-Software - Spart dem Steuerberater Zeit (= niedrigere Rechnung für Sie)