Erste Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben: Komplette Anleitung

## Wer muss eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben? Die Umsatzsteuer-Voranmeldung gehört zu den ersten steuerlichen Pflichten, mit denen Gründer nach dem Start ihrer Geschäftstätigkeit konfrontiert werden. Grundsätzlich muss jeder Unternehmer, der umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt, regelmäßig eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt einreichen. Ausgenommen sind lediglich Kleinunternehmer, die von der Regelung nach Paragraph 19 des Umsatzsteuergesetzes Gebrauch machen und deren Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt (Grenzen seit 2025). Wer sich gegen die Kleinunternehmerregelung entschieden hat oder deren Voraussetzungen nicht erfüllt, muss die Voranmeldung zwingend elektronisch über ELSTER übermitteln. In den ersten beiden Kalenderjahren nach der Gründung ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung grundsätzlich monatlich abzugeben. Dies gilt unabhängig von der tatsächlichen Höhe der Umsatzsteuer-Zahllast. Ab dem dritten Jahr richtet sich der Abgaberhythmus nach der Vorjahres-Zahllast: Bei mehr als 7.500 Euro bleibt es bei der monatlichen Abgabe, bei einer Zahllast zwischen 1.000 und 7.500 Euro genügt die vierteljährliche Abgabe, und bei weniger als 1.000 Euro kann das Finanzamt den Unternehmer ganz von der Pflicht zur Voranmeldung befreien. Die Abgabefrist endet jeweils am zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, also am zehnten des Folgemonats bei monatlicher Abgabe. ## Vorsteuer und Umsatzsteuer richtig verstehen Das Prinzip der Umsatzsteuer-Voranmeldung basiert auf der Gegenüberstellung von zwei Beträgen: der Umsatzsteuer, die man seinen Kunden in Rechnung gestellt und vereinnahmt hat, und der Vorsteuer, also der Umsatzsteuer, die man selbst auf Eingangsrechnungen bezahlt hat. Die Differenz aus beiden Beträgen ergibt die Zahllast, die an das Finanzamt abzuführen ist. Übersteigt die gezahlte Vorsteuer die vereinnahmte Umsatzsteuer, ergibt sich ein Vorsteuerüberhang, den das Finanzamt erstattet. Gerade in der Gründungsphase ist ein Vorsteuerüberhang keine Seltenheit, da häufig hohe Anfangsinvestitionen anfallen, während die Umsätze noch gering sind. In dieser Situation fungiert die monatliche Voranmeldung sogar als Vorteil, da man die gezahlte Vorsteuer schneller vom Finanzamt zurückerhält. Wichtig ist dabei, dass nur solche Vorsteuerbeträge geltend gemacht werden dürfen, für die eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, die alle Pflichtangaben nach Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes enthält. Dazu gehören unter anderem der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie der gesonderte Ausweis der Umsatzsteuer. :::info Bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung gilt das Prinzip der Selbstveranlagung. Das bedeutet, dass der Unternehmer die geschuldete Steuer selbst berechnet und unaufgefordert an das Finanzamt meldet und zahlt. Eine gesonderte Zahlungsaufforderung des Finanzamts erfolgt nicht. Wer die Frist versäumt, riskiert automatisch Verspätungszuschläge und Säumniszuschläge. ::: ## Die Voranmeldung Schritt für Schritt in ELSTER ausfüllen Die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgt ausschließlich elektronisch über das Portal Mein ELSTER oder über eine kompatible Buchhaltungssoftware mit ELSTER-Schnittstelle. Nach der Anmeldung im Portal navigiert man zum Bereich „Formulare und Leistungen" und wählt unter „Alle Formulare" den Punkt „Umsatzsteuer" und anschließend „Umsatzsteuer-Voranmeldung". Man wählt das zutreffende Jahr und den Voranmeldungszeitraum aus und gelangt dann zum eigentlichen Formular. Die zentralen Felder für die meisten Gründer befinden sich in den Zeilen zur steuerpflichtigen Lieferungen und Leistungen. In Zeile 20 trägt man die Bemessungsgrundlage für Umsätze zum Regelsteuersatz von 19 Prozent ein, also den Nettobetrag der entsprechenden Ausgangsrechnungen. Die darauf entfallende Steuer berechnet ELSTER automatisch. Für Umsätze zum ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent gibt es eine separate Zeile. Die abziehbare Vorsteuer aus Eingangsrechnungen wird weiter unten im Formular in der dafür vorgesehenen Zeile eingetragen. Am Ende des Formulars errechnet ELSTER automatisch die verbleibende Zahllast oder den Erstattungsbetrag. Vor dem Absenden sollte man die eingetragenen Werte sorgfältig mit der eigenen Buchführung abgleichen. Nach der Übermittlung kann man eine Abgabebestätigung als PDF herunterladen, die man zu den Unterlagen nehmen sollte. Die Zahlung der errechneten Umsatzsteuer muss ebenfalls bis zum Fälligkeitstag erfolgen. Am einfachsten ist die Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats an das Finanzamt, da so keine Fristen versäumt werden können. ## Die Dauerfristverlängerung beantragen Die Dauerfristverlängerung ist ein Instrument, das vielen Gründern das Leben erheblich erleichtert. Durch sie verschiebt sich die Abgabe- und Zahlungsfrist der Umsatzsteuer-Voranmeldung um exakt einen M